Polityka prywatności TerminyOnline

Wersja robocza z 4 listopada 2026 r., przed przeglądem prawnym.

§ 1. Kto jest kim

Usługę TerminyOnline świadczy Cliply sp. z o.o., ul. Nowy Świat 54/56, 00-363 Warszawa, NIP 5252858050, KRS 0000894463 (dalej: Cliply).
Kontakt w sprawach danych osobowych: kontakt@terminyonline.pl.
Dane osób rezerwujących terminy (klientów firmy): administratorem jest firma lub instytucja, u której rezerwujesz termin. Cliply przetwarza te dane w jej imieniu, jako podmiot przetwarzający, na podstawie umowy powierzenia z Regulaminu. Z prawami dotyczącymi tych danych zwracasz się przede wszystkim do tej firmy.
Dane kont użytkowników panelu (osób, które zakładają konto w imieniu firmy): administratorem jest Cliply.

§ 2. Dane klientów firmy: zakres, cel i podstawa

Zakres: imię i nazwisko, numer telefonu, opcjonalnie adres e-mail oraz dane rezerwacji (usługa, termin, status, wysłane wiadomości).
Cel: przyjęcie i obsługa rezerwacji, wysłanie potwierdzenia, przypomnienia dzień przed terminem i informacji o odwołaniu (e-mail lub SMS). Wiadomości dotyczą wyłącznie rezerwacji, nie są marketingowe.
Podstawa prawna po stronie firmy jako administratora: zwykle art. 6 ust. 1 lit. b RODO (podjęcie działań na Twoje żądanie przed zawarciem umowy i jej wykonanie), a w zakresie obowiązków prawnych firmy art. 6 ust. 1 lit. c. Szczegóły podaje firma. [do decyzji, czy Cliply ma podać podstawę w imieniu firm]
Podanie imienia i telefonu jest niezbędne do rezerwacji. Adres e-mail jest dobrowolny.
Okres przechowywania ustala firma jako administrator. Rezerwacje i dane klientów są przechowywane, dopóki firma ich nie usunie, a najpóźniej do 30 dni po zakończeniu umowy z firmą. Usunięcie konta firmy usuwa je od razu. Konto firmy, w którym przez 12 miesięcy nikt się nie zalogował i nie było nowych rezerwacji, usuwamy razem z tymi danymi, a firmę uprzedzamy e-mailem 30 dni wcześniej. Z kopii zapasowych dane znikają w ciągu kolejnych 2 miesięcy.

§ 3. Dane kont użytkowników: zakres, cel i podstawa

Zakres: imię lub nazwa wyświetlana, adres e-mail, hasło (przechowujemy tylko jego zabezpieczony skrót, nigdy samo hasło), dane firmy podane w kreatorze, dane do faktury podane przy zamówieniu planu (nazwa, NIP, adres, e-mail do faktur) i wybrany sposób płatności, data akceptacji Regulaminu oraz techniczne dane logowania (adres IP, data i godzina logowania, rodzaj przeglądarki).
Cele i podstawy:
- założenie i prowadzenie konta oraz świadczenie usługi, w tym wiadomości o koncie i planie: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (wykonanie umowy);
- bezpieczeństwo usługi, zapobieganie nadużyciom, ustalanie i dochodzenie roszczeń: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Cliply);
- rozliczenia, księgowość i podatki: art. 6 ust. 1 lit. c RODO (obowiązek prawny).
Okres przechowywania: dane konta do czasu jego usunięcia. Konto nieaktywne przez 12 miesięcy usuwamy, a 30 dni wcześniej wysyłamy e-mail z prośbą o zalogowanie, jeśli konto ma zostać. Dane potrzebne do rozliczeń przez 5 lat od końca roku, w którym minął termin płatności podatku, bo tego wymagają przepisy podatkowe. Dzienniki techniczne serwera, np. adresy IP przy błędach, do 30 dni. Kopie zapasowe do 2 miesięcy.
Dane o korzystaniu z panelu: dni, w które konto otworzyło panel, kreator albo ustawienia konta, liczba logowań w tych dniach, czas ostatniego wejścia, najdalszy krok kreatora, źródło rejestracji (oznaczenia w linku, z którym konto weszło na terminyonline.pl, pierwsza strona wejścia, strona, z której przyszło, i identyfikator kliknięcia reklamy z Facebooka, który odsyłamy Meta razem z informacją o założeniu konta, jak opisuje punkt niżej) oraz najważniejsze chwile konta, np. pobranie kodu QR i wybór planu. Cel: obsługa i rozwój usługi, w tym sprawdzanie, skąd przychodzą firmy, i pomoc firmom, które utknęły. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Cliply). Przechowujemy je, dopóki konto istnieje, i usuwamy razem z nim. [do przeglądu prawnika]
Wejścia na terminyonline.pl: liczymy, ile osób dziennie otwiera każdą z naszych stron i skąd przyszły (oznaczenia w linku, np. z reklamy, i strona, z której przyszły), a strona przy wyjściu wysyła, jak długo była otwarta (w przedziałach), jak daleko ją przewinięto, do których części strony doczytano i czy kliknięto „Załóż konto” albo przykład. Nie używamy do tego plików cookie i nie zapisujemy adresu IP: z adresu i rodzaju przeglądarki liczymy skrót z kluczem zmienianym codziennie, a skróty usuwamy następnego dnia. Zostają tylko dzienne liczby. Cel: sprawdzanie, skąd przychodzą firmy i która reklama działa. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Cliply). [do przeglądu prawnika]
Informacje dla Meta (Facebook, Instagram): gdy trafiasz na terminyonline.pl z naszej reklamy, link zawiera identyfikator kliknięcia, który dodaje do niego Meta. Nasz serwer odsyła go do Meta Platforms Ireland Ltd. razem z rodzajem przeglądarki, adresem strony i tym, co się wydarzyło: dłuższa wizyta (co najmniej 30 sekund na stronie, przewinięcie do połowy albo przejście na kolejną stronę), zapis na listę oczekujących albo założenie konta. Nie wysyłamy adresu IP, nazwy firmy, adresu e-mail ani innych danych z formularzy. Nie wstawiamy na strony kodu Meta (piksela) ani jej plików cookie. Cel: sprawdzanie, które reklamy działają, i pokazywanie ich firmom podobnym do tych, które się zainteresowały. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Cliply, czyli pomiar i dopasowanie naszych reklam). Za zebranie i przekazanie tych danych odpowiadamy razem z Meta (współadministrowanie, art. 26 RODO). Dalej Meta przetwarza je jako osobny administrator, na zasadach ze swojej polityki prywatności, także w USA (§ 5). Zdarzenie wysyłamy zwykle w ciągu minuty, a gdy się nie uda, próbujemy jeszcze przez około półtorej godziny i nieudane usuwamy po 7 dniach. Dłuższą wizytę jednej osoby wysyłamy najwyżej raz dziennie (rozpoznajemy ją po skrócie z adresu i rodzaju przeglądarki, jak przy wejściach na strony), a każde kliknięcie tylko raz, dlatego przez 7 dni trzymamy jego skrót. Możesz się temu w każdej chwili sprzeciwić (§ 6). [do przeglądu prawnika]
Lista oczekujących: gdy zapisujesz się przed założeniem konta, zapisujemy nazwę firmy, adres e-mail, branżę i źródło wejścia (oznaczenia w linku, pierwsza strona wejścia, strona, z której przyszedłeś, i identyfikator kliknięcia reklamy z Facebooka, jeśli przyszedłeś z reklamy). Identyfikator kliknięcia odsyłamy Meta razem z informacją o zapisie (wyżej). Cel: weryfikacja firmy i wysłanie zaproszenia do założenia konta. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (działania na Twoje żądanie przed zawarciem umowy) oraz lit. f (sprawdzanie, skąd przychodzą firmy). Zgłoszenie usuwamy po 12 miesiącach albo wcześniej na Twoją prośbę. [do przeglądu prawnika]
Zgłoszenia: gdy piszesz do nas z panelu („Zgłoś problem albo pomysł”), zapisujemy treść wiadomości, adres e-mail konta, nazwę ekranu, z którego piszesz, i rodzaj przeglądarki. Cel: odpowiedź i poprawa usługi. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (wykonanie umowy) oraz lit. f (rozwój usługi). Zgłoszenie usuwamy razem z firmą albo kontem. Prosimy nie wpisywać do zgłoszeń danych swoich klientów. [do przeglądu prawnika]
Kontakt z nami: gdy piszesz e-mailem albo przez Messengera, przetwarzamy dane, które nam przekażesz (np. imię, adres e-mail albo nazwę profilu na Facebooku), i treść wiadomości, żeby odpowiedzieć. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (odpowiedź na pytanie), a gdy pytasz o założenie konta, także lit. b. Rozmowa w Messengerze przechodzi przez Meta Platforms Ireland Ltd. na jej zasadach. Wiadomości usuwamy, gdy nie są już potrzebne do sprawy. [do przeglądu prawnika]

§ 4. Odbiorcy danych

Dane klientów są dostępne firmie, u której rezerwujesz termin, w jej panelu.
Cliply korzysta z podmiotów przetwarzających: Hetzner Online GmbH (Niemcy) – serwery w Norymberdze i kopie zapasowe w Helsinkach; OVHcloud – wysyłka SMS ([nazwa spółki z faktury OVH]); Resend, Inc. (USA) – wysyłka e-maili z serwerów w Irlandii.
Informację o wizycie z naszej reklamy otrzymuje Meta Platforms Ireland Ltd. (Irlandia), jak opisuje § 3.
Dane mogą być także przekazywane podmiotom uprawnionym na podstawie przepisów prawa oraz doradcom Cliply (prawnym i księgowym), w niezbędnym zakresie.
Cliply nie sprzedaje danych i nie pokazuje klientów jednej firmy innym firmom.

§ 5. Przekazywanie danych poza EOG

Dane są przechowywane w Unii Europejskiej (Niemcy, Finlandia, Irlandia). Resend jest firmą z USA. Jeśli dochodzi do przekazania danych do USA, podstawą są standardowe klauzule umowne albo program Data Privacy Framework [do potwierdzenia w umowie z Resend]. Meta, która dostaje informację o wizycie z naszej reklamy (§ 3), może przekazywać dane do Meta Platforms, Inc. w USA w ramach programu Data Privacy Framework. [do przeglądu prawnika]

§ 6. Twoje prawa

Przysługuje Ci prawo dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia oraz sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
Dotyczy to danych, których administratorem jest Cliply: napisz na adres z § 1. W sprawie danych rezerwacji zwróć się do firmy, u której rezerwowałeś termin. Jeśli napiszesz do Cliply, przekażemy Twoje żądanie tej firmie.
Prawo sprzeciwu wobec przekazywania danych do Meta: jeśli trafiasz do nas z naszej reklamy, na dole każdej strony terminyonline.pl jest przycisk „Wyłącz pomiar reklam na Facebooku”. Po jego kliknięciu do końca wizyty nic do Meta (Facebook, Instagram) nie wysyłamy. Możesz też napisać na adres z § 1.
Masz prawo wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).
Cliply nie podejmuje wobec Ciebie decyzji w sposób zautomatyzowany, w tym w drodze profilowania.

§ 7. Pliki cookie

Serwis używa wyłącznie plików cookie niezbędnych do jego działania: sesji oraz ochrony formularzy przed fałszowaniem żądań (CSRF).
Nie używamy plików cookie analitycznych ani reklamowych i nie wstawiamy na strony kodu Meta (piksela), dlatego serwis nie wyświetla okna zgody na cookies. Sprzeciw wobec przekazywania danych do Meta (§ 6) pamiętamy w sesji.
Wejścia na strony rezerwacji firm liczymy bez plików cookie i bez zapisywania adresów IP. Żeby tego samego dnia nie liczyć jednej osoby dwa razy, z adresu IP, rodzaju przeglądarki i tajnego klucza zmienianego codziennie tworzymy skrót, którego nie da się odwrócić. Skróty usuwamy po dobie, a zostają tylko dzienne liczby osób, które firma widzi w swoim panelu. Robimy to w imieniu firmy, na podstawie umowy powierzenia. [do przeglądu prawnika]
Pliki cookie możesz usunąć lub zablokować w ustawieniach przeglądarki, co może uniemożliwić zalogowanie się do panelu.

§ 8. Zmiany polityki

Politykę możemy zmieniać, gdy zmieni się sposób działania usługi lub przepisy. Aktualna wersja jest zawsze na tej stronie. O istotnych zmianach dotyczących kont informujemy użytkowników e-mailem. Zasady korzystania z usługi opisuje Regulamin, a ceny cennik.