Przejdź do treści
TerminyOnline

Regulamin usługi TerminyOnline

Wersja robocza z 29 października 2026 r., przed przeglądem prawnym.

§ 1. Postanowienia ogólne

  1. Regulamin określa zasady korzystania z usługi TerminyOnline, czyli systemu rezerwacji terminów online, dostępnego pod adresem terminyonline.pl.
  2. Usługę świadczy Cliply sp. z o.o., ul. Nowy Świat 54/56, 00-363 Warszawa, NIP 5252858050, KRS 0000894463 (dalej: Operator).
  3. Kontakt z Operatorem: kontakt@terminyonline.pl.
  4. Usługa jest przeznaczona dla przedsiębiorców i instytucji, w tym jednostek publicznych. Osoba zakładająca konto działa w imieniu firmy lub instytucji, którą reprezentuje.

§ 2. Definicje

§ 3. Zakres usługi i wymagania techniczne

  1. Usługa obejmuje: Stronę rezerwacji Firmy, Panel, wiadomości e-mail i SMS dotyczące rezerwacji (potwierdzenie, przypomnienie dzień przed terminem, odwołanie) oraz kody QR prowadzące do Strony rezerwacji. Plany, które to obejmują, zawierają także Stronę rezerwacji pod domeną Firmy: Firma dodaje u swojego dostawcy domeny wpis wskazany przez Operatora. Plan, który to obejmuje, zawiera ponadto przygotowanie Strony rezerwacji przez Operatora (logo, kolor, opis, domena i zasady rezerwacji, czyli ustawienia dostępne w Panelu) oraz szkolenie pracowników Firmy.
  2. Klient rezerwuje termin bez zakładania konta, podając imię i nazwisko, numer telefonu oraz, jeśli chce, adres e-mail.
  3. Wiadomości SMS są wysyłane wyłącznie w sprawie rezerwacji. Usługa nie służy do wysyłania wiadomości marketingowych.
  4. Do korzystania z usługi potrzebne są: urządzenie z dostępem do internetu, aktualna przeglądarka internetowa, adres e-mail oraz włączona obsługa plików cookie niezbędnych do działania serwisu.

§ 4. Konto i zawarcie umowy

  1. Umowa o świadczenie usługi zostaje zawarta w chwili rejestracji konta. Rejestracja oznacza akceptację Regulaminu, w tym umowy powierzenia przetwarzania danych (§ 15–§ 24). Serwis nie wymaga zaznaczania pola, a datę akceptacji zapisuje.
  2. Osoba rejestrująca konto oświadcza, że jest uprawniona do działania w imieniu Firmy, i podaje prawdziwe dane.
  3. Firma odpowiada za zachowanie poufności haseł oraz za działania osób, którym udostępniła dostęp do Panelu.
  4. Umowa jest zawarta na czas nieokreślony.

§ 5. Okres próbny, plany i opłaty

  1. Każda nowa Firma korzysta z usługi przez 30 dni bez opłat i bez podawania danych płatniczych (okres próbny). W okresie próbnym Firma może wysłać łącznie do 50 wiadomości SMS. Po ich wykorzystaniu wiadomości SMS nie są wysyłane, a pozostałe funkcje działają dalej. Stronę rezerwacji pod domeną Firmy, jeśli Plan ją obejmuje, można uruchomić od wyboru tego Planu, także w okresie próbnym. Szkolenie pracowników, jeśli Plan je obejmuje, zaczyna się razem z naliczaniem opłat za ten Plan.
  2. W Panelu Firma wybiera Plan, z rozliczeniem miesięcznym albo rocznym. Plan można wybrać w trakcie okresu próbnego albo po nim. Plan wybrany w okresie próbnym Firma może w Panelu zacząć wcześniej. Okres próbny kończy się wtedy tego samego dnia.
  3. Opłaty są naliczane od dnia zakończenia okresu próbnego, także wcześniejszego (ust. 2), a gdy Plan wybrano po jego zakończeniu, od dnia wyboru Planu. Opłata jest naliczana za każdy rozpoczęty okres rozliczeniowy (miesiąc albo rok).
  4. Ceny podane w cenniku są cenami netto i zostaną powiększone o podatek VAT według obowiązującej stawki. Pula wiadomości SMS wliczona w Plan dotyczy okresu rozliczeniowego, a przy rozliczeniu rocznym obejmuje cały rok (dwunastokrotność puli miesięcznej). Niewykorzystane wiadomości nie przechodzą na kolejny okres. Po wykorzystaniu puli wiadomości SMS nie są wysyłane do końca okresu rozliczeniowego, a pozostałe funkcje działają dalej.
  5. Naliczone opłaty są widoczne w Panelu. Operator nie pobiera ich w chwili naliczenia. Przed pobraniem Operator poinformuje Firmę e-mailem o terminie i sposobie płatności, z wyprzedzeniem [do decyzji, np. 14 dni]. Do tego czasu naliczone opłaty nie są wymagalne.
  6. Zmiana Planu albo okresu rozliczeniowego obowiązuje od następnego okresu rozliczeniowego.
  7. Gdy po okresie próbnym Firma nie ma wybranego Planu, Strona rezerwacji przestaje przyjmować nowe rezerwacje, a Klient widzi informację o wyłączeniu rezerwacji online i dane kontaktowe Firmy. Panel i dane Firmy pozostają dostępne, a Firma może wybrać Plan w dowolnej chwili.
  8. Firma może w każdej chwili zrezygnować z Planu w Panelu, bez okresu wypowiedzenia. Plan działa wtedy do końca bieżącego okresu rozliczeniowego, za który opłata została już naliczona, a za kolejne okresy opłaty nie są naliczane. Rezygnacja przed rozpoczęciem naliczania usuwa wybrany Plan bez żadnych opłat. Po zakończeniu Planu stosuje się ust. 7. Gdy Firma wybierze Plan ponownie, opłaty są naliczane od dnia tego wyboru. Rezerwacje i dane Klientów Firma może w każdej chwili pobrać z Panelu w plikach CSV.
  9. Operator może zmienić ceny z wyprzedzeniem [do decyzji], informując o tym Firmę e-mailem. Zmiana nie dotyczy już rozpoczętego okresu rozliczeniowego. Cena Planu wybranego przez Firmę nie wzrośnie przez 24 miesiące od dnia jego wyboru (gwarancja ceny).
  10. Szczególne zasady korzystania z usługi przez jednostki publiczne, w tym termin płatności i zlecenie, mogą zostać uzgodnione odrębnie na piśmie. [do decyzji]

§ 6. Obowiązki Firmy

  1. Firma korzysta z usługi zgodnie z prawem i Regulaminem. Odpowiada za treści i dane, które umieszcza na Stronie rezerwacji (nazwa, logo, opisy, usługi, ceny, godziny).
  2. Firma nie może umieszczać treści bezprawnych ani naruszających prawa osób trzecich. Zgodnie z ustawą o świadczeniu usług drogą elektroniczną Operator nie ma obowiązku sprawdzania przechowywanych treści, ale po otrzymaniu wiarygodnej wiadomości o bezprawnym charakterze treści niezwłocznie uniemożliwi dostęp do niej.
  3. Dla danych Klientów Firma jest administratorem w rozumieniu RODO. Odpowiada za podstawę prawną przetwarzania, za wykonywanie obowiązków informacyjnych wobec Klientów (na Stronie rezerwacji znajduje się krótka informacja o administratorze) oraz za realizację praw osób, których dane dotyczą.
  4. Firma nie używa usługi do wysyłania wiadomości marketingowych ani handlowych bez zgód wymaganych przez prawo, w szczególności przez art. 398 ustawy Prawo komunikacji elektronicznej. Usługa nie jest przeznaczona do takich wiadomości.
  5. Firma nie używa usługi w sposób zakłócający jej działanie, nie obchodzi zabezpieczeń ani limitów i nie podejmuje prób dostępu do danych innych firm.
  6. Firma podaje aktualne dane kontaktowe i odpowiada za prawidłowość godzin, terminów i usług ustawionych w Panelu.

§ 7. Dostępność i przerwy techniczne

  1. Operator dokłada starań, aby usługa działała nieprzerwanie, ale nie gwarantuje stałej dostępności.
  2. Operator może wprowadzać przerwy techniczne niezbędne do konserwacji i rozwoju usługi, w miarę możliwości poza godzinami największego ruchu i z wcześniejszą informacją.
  3. Dostarczenie wiadomości SMS i e-mail zależy także od operatorów telekomunikacyjnych i dostawców poczty, na których Operator nie ma wpływu.

§ 8. Odpowiedzialność

  1. Operator odpowiada za szkodę wyrządzoną Firmie w zakresie dopuszczalnym przez prawo. W stosunkach z przedsiębiorcami odpowiedzialność Operatora jest ograniczona do rzeczywistej szkody i do kwoty nieprzekraczającej [do decyzji, np. opłat zapłaconych lub naliczonych za 12 miesięcy], z wyłączeniem utraconych korzyści, o ile przepisy bezwzględnie obowiązujące nie stanowią inaczej.
  2. Ograniczenie to nie dotyczy szkody wyrządzonej umyślnie.
  3. Operator nie odpowiada za treści i dane wprowadzane przez Firmę, za realizację usług przez Firmę wobec Klientów ani za przerwy wynikające z przyczyn niezależnych od Operatora.
  4. Przepisy dotyczące przedsiębiorców wykonujących działalność jednoosobową na prawach zbliżonych do konsumenta (m.in. art. 385⁵ Kodeksu cywilnego) pozostają w mocy, o ile mają zastosowanie. [do decyzji]

§ 9. Reklamacje

  1. Reklamacje dotyczące usługi Firma zgłasza e-mailem na adres Operatora: kontakt@terminyonline.pl.
  2. Zgłoszenie powinno zawierać nazwę Firmy, adres Strony rezerwacji i opis problemu.
  3. Operator odpowiada na reklamację w terminie [do decyzji, np. 14 dni] od jej otrzymania.

§ 10. Rozwiązanie umowy i usunięcie danych

  1. Firma może w każdej chwili usunąć konto w Panelu. Usunięcie konta kończy umowę od razu. Opłaty naliczone do tej chwili pozostają należne. [do decyzji]
  2. Usunięcie konta usuwa konto Użytkownika. Jeżeli w Firmie nie ma innej osoby, która prowadzi jej konto, usunięcie obejmuje także Firmę, jej Stronę rezerwacji, rezerwacje, dane Klientów i zaplanowane wiadomości.
  3. Operator może rozwiązać umowę lub zablokować dostęp do usługi, gdy Firma rażąco narusza Regulamin, w szczególności § 6, po wcześniejszym wezwaniu do zaprzestania naruszeń, chyba że naruszenie zagraża bezpieczeństwu usługi lub osób trzecich.
  4. Jeżeli przez 12 miesięcy nikt nie zaloguje się do Panelu Firmy, a Firma nie dostanie żadnej nowej rezerwacji, Operator może usunąć konto Firmy, co kończy umowę. Na 30 dni przed usunięciem Operator wyśle e-mail na adres konta. Zalogowanie się w tym czasie zachowuje konto. Sam koniec okresu próbnego nie kończy umowy i nie usuwa danych.
  5. Dane po zakończeniu umowy są usuwane na zasadach opisanych w § 22.

§ 11. Zmiany Regulaminu

  1. Operator może zmienić Regulamin z ważnych przyczyn, takich jak zmiana przepisów, zakresu usługi lub względy bezpieczeństwa.
  2. O zmianie Operator informuje Firmę e-mailem z wyprzedzeniem [do decyzji, np. 14 dni]. Jeśli Firma nie zaakceptuje zmian, może wypowiedzieć umowę przed ich wejściem w życie, usuwając konto.

§ 12. Prawo właściwe i sąd

  1. Do umowy stosuje się prawo polskie.
  2. Spory z przedsiębiorcami rozstrzyga sąd właściwy według [do decyzji: sąd właściwy dla siedziby Operatora czy zasady ogólne].

§ 13. Pliki cookie i dane osobowe

  1. Serwis używa wyłącznie plików cookie niezbędnych do działania (sesja i ochrona formularzy). Nie używa plików cookie analitycznych ani reklamowych.
  2. Zasady przetwarzania danych osobowych opisuje Polityka prywatności.

§ 14. Postanowienia końcowe

  1. Regulamin obowiązuje od dnia opublikowania. Aktualna wersja jest dostępna na stronie terminyonline.pl.
  2. Jeśli któreś postanowienie okaże się nieważne, pozostałe pozostają w mocy.

Załącznik. Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych

Umowa na podstawie art. 28 RODO między Firmą (administratorem, dalej: Administrator) a Operatorem (podmiotem przetwarzającym, dalej: Przetwarzający). Zawiera się ją razem z umową o świadczenie usługi, w chwili rejestracji konta.

§ 15. Przedmiot i czas trwania

  1. Administrator powierza Przetwarzającemu przetwarzanie danych osobowych Klientów w celu świadczenia usługi opisanej w Regulaminie.
  2. Umowa obowiązuje przez czas trwania umowy o świadczenie usługi.

§ 16. Charakter i cel przetwarzania

Przetwarzanie obejmuje zapisywanie, przechowywanie, udostępnianie Administratorowi w Panelu, wysyłanie wiadomości e-mail i SMS o rezerwacjach oraz usuwanie danych. Celem jest umożliwienie Klientom rezerwacji terminów u Administratora oraz informowanie ich o rezerwacjach.

§ 17. Rodzaje danych i kategorie osób

  1. Rodzaje danych: imię i nazwisko, numer telefonu, opcjonalnie adres e-mail oraz dane rezerwacji (usługa, termin, stanowisko lub sala, status, historia wiadomości).
  2. Kategorie osób: Klienci Administratora, czyli osoby rezerwujące terminy na Stronie rezerwacji.
  3. Administrator nie powinien wprowadzać do usługi danych szczególnych kategorii (art. 9 RODO) ani danych o wyrokach. [do decyzji, czy zapis wystarczy dla stacji, urzędów i placówek medycznych]

§ 18. Obowiązki Przetwarzającego

  1. Przetwarza dane wyłącznie na udokumentowane polecenie Administratora. Poleceniem jest niniejsza umowa i korzystanie z funkcji Panelu. Jeżeli prawo UE lub krajowe nakłada inny obowiązek, Przetwarzający poinformuje o nim Administratora przed przetwarzaniem, o ile prawo tego nie zabrania.
  2. Zapewnia, że osoby upoważnione do przetwarzania zobowiązały się do zachowania poufności lub podlegają ustawowemu obowiązkowi poufności.
  3. Stosuje środki bezpieczeństwa wymagane przez art. 32 RODO, w tym: oddzielenie danych poszczególnych firm (w aplikacji i w bazie danych), szyfrowaną transmisję, kontrolę dostępu oraz kopie zapasowe. Serwery stoją w centrum danych Hetzner w Niemczech, a dostęp do nich wymaga klucza. Szczegółowy opis środków Przetwarzający udostępni na żądanie.
  4. Pomaga Administratorowi, w zakresie technicznym, w realizacji żądań osób, których dane dotyczą (dostęp, sprostowanie, usunięcie, ograniczenie, przenoszenie, sprzeciw), oraz w wywiązaniu się z obowiązków z art. 32–36 RODO (bezpieczeństwo, zgłaszanie naruszeń, ocena skutków i konsultacje z organem). Żądanie, które trafi do Przetwarzającego, przekaże Administratorowi bez zbędnej zwłoki.
  5. Zgłasza Administratorowi naruszenie ochrony danych osobowych bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu [do decyzji, np. 48 godzin] od stwierdzenia naruszenia, wraz z informacjami potrzebnymi do zgłoszenia organowi nadzorczemu.

§ 19. Podprocesorzy

  1. Administrator wyraża ogólną zgodę na korzystanie przez Przetwarzającego z innych podmiotów przetwarzających (podprocesorów).
  2. Na dzień wersji roboczej są to: Hetzner Online GmbH (Niemcy) – serwery w Norymberdze i kopie zapasowe w Helsinkach; OVHcloud – wysyłka SMS ([nazwa spółki z faktury OVH]); Resend, Inc. (USA) – wysyłka e-maili z serwerów w Irlandii.
  3. O zamiarze dodania lub zmiany podprocesora Przetwarzający informuje Administratora e-mailem z wyprzedzeniem [do decyzji, np. 14 dni]. Administrator może w tym czasie zgłosić uzasadniony sprzeciw. Jeśli strony nie znajdą rozwiązania, Administrator może zakończyć umowę.
  4. Przetwarzający nakłada na podprocesorów obowiązki ochrony danych równorzędne z niniejszą umową i odpowiada wobec Administratora za ich wykonanie.
  5. Dane są przechowywane w Unii Europejskiej (Niemcy, Finlandia, Irlandia). Resend jest firmą z USA. Jeśli dochodzi do przekazania danych do USA, podstawą są standardowe klauzule umowne albo program Data Privacy Framework [do potwierdzenia w umowie z Resend].

§ 20. Obowiązki Administratora

Administrator odpowiada za legalność przetwarzania danych Klientów, za polecenia dla Przetwarzającego oraz za wykonywanie wobec Klientów obowiązków informacyjnych.

§ 21. Informacje i audyty

  1. Przetwarzający udostępnia Administratorowi informacje niezbędne do wykazania wypełnienia obowiązków z art. 28 RODO.
  2. Administrator może przeprowadzić audyt lub inspekcję po wcześniejszym uzgodnieniu terminu, w sposób niezakłócający działania usługi i bez dostępu do danych innych firm. Koszty audytu ponosi Administrator. [do decyzji]

§ 22. Zakończenie przetwarzania

  1. Po zakończeniu umowy Przetwarzający usuwa dane Klientów, a istniejące kopie zapasowe wygasają w ich zwykłym cyklu, chyba że prawo wymaga dalszego przechowywania.
  2. Dane są usuwane w ciągu 30 dni od zakończenia umowy, a z kopii zapasowych w ciągu kolejnych 2 miesięcy. Przed usunięciem Administrator może pobrać swoje dane z Panelu w zakresie, w jakim Panel to umożliwia.
  3. Usunięcie konta w Panelu zgodnie z § 10 powoduje usunięcie danych Klientów, jeśli nie ma innej osoby prowadzącej konto Firmy. Usunięcie konta nieaktywnego (§ 10 ust. 4) obejmuje całą Firmę i jej dane.

§ 23. Jednostki publiczne

Jednostka publiczna, która wymaga odrębnej, podpisanej umowy powierzenia, może o nią poprosić Operatora, pisząc na adres kontakt@terminyonline.pl. Treść umowy powierzenia będzie wtedy taka sama jak w tym załączniku, chyba że strony uzgodnią inaczej. [do decyzji]

§ 24. Kolejność dokumentów

W sprawach przetwarzania danych osobowych niniejszy załącznik ma pierwszeństwo przed pozostałą częścią Regulaminu.